Tout sur : CRM

Dans l’activité d’une entreprise, on peut avoir besoin d’un outil pour trier les ventes, ce afin de réaliser un certain nombre de statistiques sur ces ventes, ou bien afin de savoir quel produit est le plus vendu, quel produit se vend davantage par lots, ou encore quels clients ont acheté tels produits dans une période donnée. Les application sont donc multiples.

L’objet de ce tutoriel est donc le tri des ventes enregistrées (en anglais « sales order »).

Je reprendrais dans ce tutoriel un certain nombre d’explications que j’avais déjà faîtes dans celui sur les tris des comptes clients, ce afin d’éviter au lecteur d’être régulièrement invité à se référer au précédent tutoriel.

VTiger permet deux types de tris : un premier tri via l’outil de recherche (en rouge sur l’image ci dessus), et un second tri via les filtres (le cadre vert de l’image ci-dessus). Il faut bien comprendre que chaque outil permet d’arriver aux même résultats, ils diffèrent simplement par leur rapidité d’utilisation en fonction de la situation et du besoin. Ainsi, la recherche est plutôt lente dans son utilisation : il faut choisir sur quel champs on veut rechercher un mot clef, puis entrer le mot clef. A l’inverse, les filtres sont eux très rapides dans leur utilisation, mais on besoin d’être créés puis configuré, ce qui demande quelques minutes.

On peut considérer que les filtres sont comme des « recherches avancées » mises en favoris.

Pour résumer : dans le cas d’une recherche très simple, mieux vaut employer la recherche.
Dans le cas de recherches assez compliquées mais récurrentes, mieux vaut utiliser les filtres.

L’outil de recherche :

A première vue, l’outil de recherche est simple (auquel on accède en cliquant sur la loupe). Il se compose d’un champs dans lequel vous insérer le ou les mots clefs que vous souhaitez rechercher, puis d’une liste déroulante afin de choisir sur quel critère se portera votre recherche.
La liste déroulante offre un choix assez restreint de champs à choisir : Order No (numéro de la vente), Subject (Nom de la vente), Account Name (Nom du compte client auquel est attaché la vente), Quote Name (nom du Devis), Total (le montant total de la vente), et Assigned To (A qui est assigné cette vente, dans le cas où les clients auraient un vendeur référent dans l’entreprise).

Ainsi, si vous voulez rechercher les ventes faites au client « Restaurant Lutécia », vous entrerez ‘Lutécia’ dans le champs, puis vous sélectionnerez ‘Account Name’ dans la liste déroulante et enfin vous cliquerez sur le bouton bleu Search Now. Si, par contre, vous souhaitez chercher les ventes qui réalisées par l’employé ‘Pierre’, vous entrerez ‘Pierre’ dans le champs puis vous sélectionnerez ‘Assigned To’ dans la liste déroulante.

En fait, cet outil de recherche n’est que l’outil simplifié : en cliquant à gauche sur « Go to advanced search », on accède à l’outil complet de recherche, à savoir la recherche avancée.

Comme je l’ai écrit plus haut, il se présente avec deux listes déroulantes et un champs : la première liste déroulante sert à choisir à quel élément de la fiche Ordre de vente s’appliquera la recherche, la seconde liste déroulante permet de sélectionner la contrainte (contiendra ? ne contiendra pas ? commence par ? fini par ? etc.) qu’on souhaite utiliser entre le mot clef à insérer dans le champs suivant et la zone de la fiche Ordre de vente du champs précédent.
Enfin, le champs situé juste après sert à entrer le ou les mots clefs que VTiger devra chercher.

La recherche avancée permet également de croiser un certain nombre de tris parallèlement : ainsi on pourra chercher toutes les ventes qui ont été faites après telle date et pour un montant supérieure à une somme que l’on aura mise dans le champs correspondant.

Pour rajouter un critère de recherche, il suffit de cliquer sur le bouton vert « More » (et pour supprimer un critère, il suffit de cliquer sur « Fewer »).

Les croisements de recherches se règlent juste au dessus : par défaut, l’outil est réglé sur « Match Any of the Following » (la recherche doit correspondre à au moins un des critères), mais on peut à la place vouloir le régler sur « Match All of the Following » (la recherche doit correspondre à tous les critères).

Attention : On ne peut pas faire de recherches sur les produits vendus avec cette vente. Ainsi : si on souhaite trier les ventes où ont été vendus le produitA et pas le produitB, on utilisera le sujet de la vente (Subject). Je recommande donc, à chaque vente, d’écrire dans le sujet de l’ordre de vente quels produits ont été vendus (comme par exemple ‘Vente de ProduitA’). Il ne restera plus pour l’utilisateur qu’à faire des recherches sur le sujet de la vente.
Voir l’exemple ci-dessous :

Si je créé une vente dans laquelle je vend du ProduitA, je peux l’appeller « vente de ProduitA » :

Je n’aurais plus qu’à rechercher ‘ProduitA’ pour afficher toutes les ventes durant lesquelles du ProduitA a été vendu.

L’outil de filtrage

Les filtres fonctionnent exactement comme les recherches. Ils sont différemment présentés, ils peuvent être enregistrés, mais les différences s’arrêtent là.
Et pourtant, dans son utilisation rapide, un filtre se révèle très rapide : en un seul clic, vous pouvez trier ce que vous voulez parmi les ordres de vente. Par exemple, en un seul clic, l’utilisateur aura cliqué sur le filtre « New This week » qui affichera les ordres de vente qui ont été passés il y a moins d’une semaine.

L’utilisation des filtres est donc très simple. Leur création et leur configuration n’est pas plus compliquée que l’utilisation de la recherche avancée. La création d’un filtre se fait en cliquant sur ‘New’, la modification en cliquant sur ‘Edit’. Le dernier bouton, ‘Delete’, sert à supprimer un filtre.

Cliquer sur un des deux premiers boutons vous amène dans l’interface de configuration d’un filtre. Dans celle-ci, les choix ne sont pas très nombreux : vous devez d’abord rentrer le « View name », puis en dessous, vous pouvez choisir l’affichage de la liste des ordres de vente. C’est à dire que les filtres permettent de personnaliser la façon dont vous souhaitez voir les ordres de ventes affichés (vous choisissez les « columns », c’est à dire le nombre d’information par compte à afficher).
Si vous ne souhaitez rien changer à l’affichage original, ne modifiez rien ici.

En dessous, vous arrivez sur l’interface de configuration du filtre : vous pouvez constater qu’il y a deux onglets. Par défaut, celui affiché est le « Standard Filters ». Dans cet onglet, on peut simplement configurer « Simple Time Filter », c’est à dire un filtre sur le temps. Je vous conseille donc de cliquer sur le deuxième onglet : « Advanced Filters », qui vous affiche une interface familière : elle est très proche de celle de la recherche avancée.

Comme pour la recherche avancée, la première liste déroulante vous permet de sélectionner sur quel critère vous souhaitez effectuer le tri, la seconde liste déroulante vous demande la contrainte (contient, ne contient pas, plus que, moins que, etc.) et le dernier champs vous sert à insérer vos mots clefs ou chiffres. Vous pouvez répéter cette opération sur chaque ligne, ce qui créera des recherches (ou des filtres, plus exactement) croisés.
Une fois que la configuration totale est terminée, cliquez sur ‘Save’ pour sauvegarder votre filtre.

Il sera disponible juste après dans la l’interface d’affichage de la liste des ordres de vente, avec les autres filtres.

Attention : Comme je l’ai expliqué pour le chapitre sur l’outil de recherche, on ne peut pas faire de recherches sur les produits vendus avec cette vente. Ainsi : si on souhaite trier les ventes où on été vendus le produitA et pas le produitB, on utilisera la description. Je recommande donc, à chaque vente, d’écrire dans la description de l’ordre de vente quels produits ont été vendus. Il ne restera plus pour l’utilisateur qu’à faire des recherches sur la description.

Si je créée une vente dans laquelle je vend du ‘ProduitA’, on peut très simplement appeler cette vente « Vente de produit A » :

Puis, il suffit de faire un filtre sur le sujet, et mettre la contrainte ‘contient’ sur le mot clef ‘ProduitA’ :

Mais on peut également mettre la contrainte ‘ne contient pas’ sur le mot clef ‘ProduitB’ :

Et on vérifie que cela fonctionne :

Conclusion

En résumé, on voit bien que les deux outils sont finalement très proche dans leur utilisation, mais diffèrent par leur rapidité d’exécution : la recherche est assez lente mais s’utilise directement, alors que le filtre, s’il est très rapide dans son utilisation, demande quelques minutes pour être bien configuré.

Ainsi, je pense que les filtres sont davantage à utiliser pour réaliser des recherches assez régulières, alors que l’outil de recherche ne doit s’appliquer qu’aux recherches ponctuelles.

VTiger est un outil très complet qui permet de gérer un grande part de l’activité commerciale d’une PME. Dans le cadre d’un utilisation réelle, VTiger est amené à enregistrer un certain nombre de clients, et l’entreprise doit pouvoir, en conséquence, sélectionner rapidement et facilement une partie bien précise de sa clientèle.
Par exemple, une entreprise qui veut prévenir ses clients d’un évènement qui se tiendra dans un de ses magasins doit pouvoir ne prévenir que les clients qui habitent ou travaillent à proximité du magasin en question.

L’objet de ce tutoriel est donc le tri des comptes clients.

VTiger permet deux types de tris : un premier tri via l’outil de recherche, et un second tri via les filtres. Il faut bien comprendre que chaque outil permet d’arriver aux même résultats, ils diffèrent simplement par leur rapidité d’utilisation en fonction de la situation et du besoin. Ainsi, la recherche est plutôt lente dans son utilisation : il faut choisir sur quel champ on veut rechercher un mot clef, puis entrer le mot clef. A l’inverse, les filtres sont eux très rapides dans leur utilisation, mais on besoin d’être créés puis configuré, ce qui demande quelques minutes.
On peut considérer que les filtres sont comme des « recherches avancées » mises en favoris.

Pour résumer : dans le cas d’une recherche très simple, mieux vaut employer la recherche.
Dans le cas de recherches assez compliquées mais récurrentes, mieux vaut utiliser les filtres.

L’outil de recherche :

A première vue, l’outil de recherche est simple (auquel on accède en cliquant sur la loupe). Il se compose d’un champ dans lequel vous insérer le ou les mots clefs que vous souhaitez rechercher, puis d’une liste déroulante afin de choisir sur quel critère se portera votre recherche.
La liste déroulante offre un choix assez restreint de champ à choisir : Account Name (nom du compte), City (Ville), Website (site internet), Phone (numéro de téléphone), et Assigned To (A qui est assigné ce compte, dans le cas où les clients auraient un vendeur référent dans l’entreprise).
Ainsi, si vous voulez rechercher le client ‘Dupont’, vous entrerez ‘Dupont’ dans le champ, puis vous sélectionnerez ‘Account’ dans la liste déroulante et enfin vous cliquerez sur le bouton bleu ‘Search Now’. Si, par contre, vous souhaitez chercher le client dont le numéro de téléphone est le ’0123456789′, vous entrerez ’0123456789′ dans le champ puis vous sélectionnerez ‘Phone’ dans la liste déroulante.

En fait, cet outil de recherche n’est que l’outil simplifié : en cliquant à gauche sur « Go to advanced search », on accède à l’outil complet de recherche, à savoir la recherche avancée.

Comme je l’ai écrit plus haut, il se présente avec deux listes déroulantes et un champ : la première liste déroulante sert à choisir à quel élément de la fiche compte-client s’appliquera la recherche, la seconde liste déroulante permet de sélectionner la contrainte (est ? contiendra ? ne contiendra pas ? commence par ? fini par ? etc.)qu’on souhaite utiliser entre le mot clef à insérer dans le champ suivant et la zone de la fiche client du champ précédent. Enfin, le champ situé juste après sert à entrer le ou les mots clefs que VTiger devra chercher.

La recherche avancée permet également de croiser un certain nombre de tris parallèlement : ainsi on pourra chercher tous les clients qui habitent telle ville ET tous les clients dont la date du premier rendez-vous (date of first meeting) est antérieure à telle date.
Pour rajouter un critère de recherche, il suffit de cliquer sur le bouton vert « More » (et pour supprimer un critère, il suffit de cliquer sur « Fewer »).

Les croisements de recherches se règles juste au dessus : par défaut, l’outil est réglé sur « Match Any of the Following » (la recherche doit correspondre à au moins un des critères), mais on peut à la place vouloir le régler sur « Match All of the Following » (la recherche doit correspondre à tous les critères).

L’outil de filtrage :

Les filtres fonctionnent exactement comme les recherches. Ils sont différemment présentés, ils peuvent être enregistrés, mais les différences s’arrêtent là.
Et pourtant, dans son utilisation rapide, un filtre se révèle très rapide : en un seul clic, vous pouvez trier ce que vous voulez parmi les compte clients. Par exemple, en un seul clic, l’utilisateur aura cliqué sur le filtre « New This week » qui affichera les comptes clients qui ont été créés il y a moins d’une semaine.
L’utilisation des filtres est donc très simple. Leur création et leur configuration n’est pas plus compliquée que l’utilisation de la recherche avancée. La création d’un filtre se fait en cliquant sur ‘New’, la modification en cliquant sur ‘Edit’. Le dernier bouton, ‘Delete’, sert à supprimer un filtre.
Cliquer sur un des deux premiers boutons vous amène dans l’interface de configuration d’un filtre.

Dans l’interface de configuration, les choix ne sont pas très nombreux : vous devez d’abord rentrer le « View name », puis en dessous, vous pouvez choisir l’affichage de la liste des comptes clients. C’est à dire que les filtres permettent de personnaliser la façon dont vous souhaitez voir les comtes affichés (vous choisissez les « columns », c’est à dire le nombre d’information par compte à afficher). Si vous ne souhaitez rien changer à l’affichage original, ne modifiez rien ici.

En dessous, vous arrivez sur l’interface de configuration du filtre : vous pouvez constater qu’il y a deux onglets. Par défaut, celui affiché est le « Standard Filters ». Dans cet onglet, on peut simplement configurer « Simple Time Filter », c’est à dire un filtre sur le temps. Je vous conseille donc de cliquer sur le deuxième onglet : « Advanced Filters », qui vous affiche une interface familière : elle est très proche de celle de la recherche avancée.

Comme pour la recherche avancée, la première liste déroulante vous permet de sélectionner sur quel critère vous souhaitez effectuer le tri, la seconde liste déroulante vous demande la contrainte (contient, ne contient pas, plus que, moins que, etc.) et le dernier champ vous sert à insérer vos mots clefs ou chiffres. Vous pouvez répéter cette opération sur chaque ligne, ce qui créera des recherches (ou des filtres, plus exactement) croisés.
Une fois que la configuration totale est terminée, cliquez sur ‘Save’ pour sauvegarder votre filtre.

Il sera disponible juste après dans la l’interface d’affichage de la liste des comptes clients, avec les autres filtres.

***

En résumé, on voit bien que les deux outils sont finalement très proches dans leur utilisation, mais diffèrent par leur rapidité d’exécution : la recherche est assez lente mais s’utilise directement, alors que le filtre, s’il est très rapide dans son utilisation, demande quelques minutes pour être bien configuré.
Ainsi, je pense que les filtres sont davantage à utiliser pour réaliser des recherches assez régulières, alors que l’outil de recherche ne doit s’appliquer qu’aux recherches ponctuelles.

Pour faire du publipostage ou de l’emailing, il faut d’abord et avant tout que VTiger puisse envoyer des mails. Pour cela, il faut configurer correctement le serveur de mails sortants (ou Outgoing Server en anglais).
Ce sujet ayant été traité dans un précédent tutoriel, je ne reprendrai pas ici les explications.

Le publipostage se fait à partir d’un modèle d’email (Template email en anglais), que l’ont peut créer dans Settings > Emails Templates .

Dans l’interface des modèles d’emails, vous pouvez soit créer un nouveau modèle (en cliquant sur ‘New Template’), soit en éditer un dans la liste des modèles en cliquant dessus.

Nous allons faire la démonstration à partir d’un nouveau modèle. On clique donc sur ‘New Template’ (bouton bleu en haut à droite).

Comme vous pouvez le constater, il y a un certain nombre de champs. Le premier champs (le champs « Name ») est obligatoire : vous devez y indiquer le nom du modèle d’email. Par exemple, dans notre exemple on prendra « Mon premier modèle d’email ». Dans la description, vous pouvez (mais ce n’est pas obligatoire) indiquer une petite description de ce modèle et de ses caractéristiques, afin de pouvoir plus facilement repérer vos différents modèles une fois que vous en aurez plusieurs.
La liste déroulante en dessous vous laisse choisir si vous souhaitez que ce modèle soit public (c’est à dire que tous les autres utilisateurs du logiciel pourront l’utiliser) ou bien personnel, c’est à dire que seul vous aurez le droit de le modifier puis de l’utiliser.
En dessous, on accède au contenu du modèle d’email. Le premier champs correspond au sujet du mail que vous allez envoyer.
Le champs suivant est celui qui est le plus important : c’est celui qui va nous permettre de réaliser le publipostage.
Le dernier champs vous permet de créer le contenu de votre email.
Ci-dessous une photo récapitulative :

Revenons au champs de publipostage. En trois étapes, vous allez pouvoir créer les ‘clefs génériques’ qui vont changer en fonction du destinataire. Attention : vous devez vérifier que chaque destinataire possède bien dans sa fiche les renseignements que vous utilisez avec les clefs ! Si VTiger ne trouve pas les informations en question, il insèrera à la place la clef générique (ce qui ne fait pas propre du tout dans un mail).
Je reviens aux clefs génériques. En trois étapes, vous allez choisir quel champs vous souhaitez appeler dans votre email. Comme un bon exemple vaut mieux qu’un long discours, je vais vous expliquer comment faire pour insérer la clef générique qui appelle pour chaque destinataire son numéro de téléphone (par exemple si vous souhaitez redemander leur numéro de téléphone à un certain nombre de comptes client).
Donc, je résume : j’ai un certain nombre de comptes (Accounts) dont je veux appeler le champs ‘numéro de téléphone’. Pour cela, je sélectionne dans la liste déroulante correspondant à Step 1, Accounts Fields (les champs des fiches ‘Comptes’), puis dans Step 2, je sélectionne ‘Account: Phone’ : vous constatez que la clef générique s’affiche instantanément. Il ne vous reste plus qu’à l’insérer dans l’email, à l’endroit de votre choix.

Bien sûr, il vous suffit de répéter l’étape ci-dessus pour obtenir pour votre modèle de mail toutes les clefs génériques dont vous avez besoin.
Une fois que votre modèle de mail est fini, vous pouvez le sauver / l’enregistrer en cliquant sur ‘Save’

Envoyer un modèle de mail

Maintenant que vous avez créé ou modifié votre modèle de mail, vous pouvez vous rendre dans l’interface d’envoi de mails (cliquer ensuite sur ‘Compose’ en haut à gauche), ou bien aller dans Accounts ou Contacts pour sélectionner plusieurs destinataires (une fois sélectionnés, cliquer sur ‘Send Mail’).

Après avoir cliqué sur ‘Send Mail’, une petite fenêtre s’ouvre : cliquez directement sur le bouton bleu ‘Select’.

Une page s’ouvre :
Avant même de remplir le sujet de votre mail, cliquez au dessous sur ‘email templates’. Cela va vous ouvrir une nouvelle fenêtre de sélection des templates.

Un fois le bon modèle choisit, celui-ci s’insère tout seul dans votre page d’envoi d’emails. Vous remarquerez au passage qu’il n’est plus besoin de remplir le champs ‘Subject’ : celui-ci s’est remplit tout seul grâce au modèle d’email.

Vous pouvez encore modifier le mail, bien sûr (faites bien attention de ne pas supprimer les clefs génériques), avant de l’envoyer.
Pour procéder à l’envoi, vous avez simplement à cliquer sur le bouton ‘send’.

Les emails seront envoyés tout de suite, et apparaitrons dans l’interface de mails de VTiger.

Voilà ! Ce tutoriel est fini.
Je ne considère pas qu’il est parfait, loin de là. Mais sachez seulement que le manuel d’utilisation officiel de VTiger explique également très bien comment il faut utiliser le logiciel. Je vous le recommande donc.