Faire du publipostage par mails (mass-mailing) avec VTigerCRM

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Pour faire du publipostage ou de l’emailing, il faut d’abord et avant tout que VTiger puisse envoyer des mails. Pour cela, il faut configurer correctement le serveur de mails sortants (ou Outgoing Server en anglais).
Ce sujet ayant été traité dans un précédent tutoriel, je ne reprendrai pas ici les explications.

Le publipostage se fait à partir d’un modèle d’email (Template email en anglais), que l’ont peut créer dans Settings > Emails Templates .

Dans l’interface des modèles d’emails, vous pouvez soit créer un nouveau modèle (en cliquant sur ‘New Template’), soit en éditer un dans la liste des modèles en cliquant dessus.

Nous allons faire la démonstration à partir d’un nouveau modèle. On clique donc sur ‘New Template’ (bouton bleu en haut à droite).

Comme vous pouvez le constater, il y a un certain nombre de champs. Le premier champs (le champs « Name ») est obligatoire : vous devez y indiquer le nom du modèle d’email. Par exemple, dans notre exemple on prendra « Mon premier modèle d’email ». Dans la description, vous pouvez (mais ce n’est pas obligatoire) indiquer une petite description de ce modèle et de ses caractéristiques, afin de pouvoir plus facilement repérer vos différents modèles une fois que vous en aurez plusieurs.
La liste déroulante en dessous vous laisse choisir si vous souhaitez que ce modèle soit public (c’est à dire que tous les autres utilisateurs du logiciel pourront l’utiliser) ou bien personnel, c’est à dire que seul vous aurez le droit de le modifier puis de l’utiliser.
En dessous, on accède au contenu du modèle d’email. Le premier champs correspond au sujet du mail que vous allez envoyer.
Le champs suivant est celui qui est le plus important : c’est celui qui va nous permettre de réaliser le publipostage.
Le dernier champs vous permet de créer le contenu de votre email.
Ci-dessous une photo récapitulative :

Revenons au champs de publipostage. En trois étapes, vous allez pouvoir créer les ‘clefs génériques’ qui vont changer en fonction du destinataire. Attention : vous devez vérifier que chaque destinataire possède bien dans sa fiche les renseignements que vous utilisez avec les clefs ! Si VTiger ne trouve pas les informations en question, il insèrera à la place la clef générique (ce qui ne fait pas propre du tout dans un mail).
Je reviens aux clefs génériques. En trois étapes, vous allez choisir quel champs vous souhaitez appeler dans votre email. Comme un bon exemple vaut mieux qu’un long discours, je vais vous expliquer comment faire pour insérer la clef générique qui appelle pour chaque destinataire son numéro de téléphone (par exemple si vous souhaitez redemander leur numéro de téléphone à un certain nombre de comptes client).
Donc, je résume : j’ai un certain nombre de comptes (Accounts) dont je veux appeler le champs ‘numéro de téléphone’. Pour cela, je sélectionne dans la liste déroulante correspondant à Step 1, Accounts Fields (les champs des fiches ‘Comptes’), puis dans Step 2, je sélectionne ‘Account: Phone’ : vous constatez que la clef générique s’affiche instantanément. Il ne vous reste plus qu’à l’insérer dans l’email, à l’endroit de votre choix.

Bien sûr, il vous suffit de répéter l’étape ci-dessus pour obtenir pour votre modèle de mail toutes les clefs génériques dont vous avez besoin.
Une fois que votre modèle de mail est fini, vous pouvez le sauver / l’enregistrer en cliquant sur ‘Save’

Envoyer un modèle de mail

Maintenant que vous avez créé ou modifié votre modèle de mail, vous pouvez vous rendre dans l’interface d’envoi de mails (cliquer ensuite sur ‘Compose’ en haut à gauche), ou bien aller dans Accounts ou Contacts pour sélectionner plusieurs destinataires (une fois sélectionnés, cliquer sur ‘Send Mail’).

Après avoir cliqué sur ‘Send Mail’, une petite fenêtre s’ouvre : cliquez directement sur le bouton bleu ‘Select’.

Une page s’ouvre :
Avant même de remplir le sujet de votre mail, cliquez au dessous sur ’email templates’. Cela va vous ouvrir une nouvelle fenêtre de sélection des templates.

Un fois le bon modèle choisit, celui-ci s’insère tout seul dans votre page d’envoi d’emails. Vous remarquerez au passage qu’il n’est plus besoin de remplir le champs ‘Subject’ : celui-ci s’est remplit tout seul grâce au modèle d’email.

Vous pouvez encore modifier le mail, bien sûr (faites bien attention de ne pas supprimer les clefs génériques), avant de l’envoyer.
Pour procéder à l’envoi, vous avez simplement à cliquer sur le bouton ‘send’.

Les emails seront envoyés tout de suite, et apparaitrons dans l’interface de mails de VTiger.

Voilà ! Ce tutoriel est fini.
Je ne considère pas qu’il est parfait, loin de là. Mais sachez seulement que le manuel d’utilisation officiel de VTiger explique également très bien comment il faut utiliser le logiciel. Je vous le recommande donc.

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13 commentaires sur ce billet

  1. DTHOMAS dit :

    Bonjour,
    votre exemple montre une sélection de 5 contacts.

    Comment faire pour sélectionner plusieurs centaines de contact pour un seul envoi de mail (newsletter), et sans toucher au code php (cela doit être user friendly)?

    Je viens en effet d’essayer d’envoyer un rappel pour un évènement avec Vtiger, à 756 personnes.
    Seules les 65 premières ont reçu le mail. Pour les autres, il n’apparait pas dans la liste des mails envoyés (visible sur la fiche de chaque contact).

    Comment pourrais-je envoyer d’un coup ce mail aux 756 personnes?

    Merci

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  2. Louis dit :

    @DTHOMAS: Bonne question.

    Une précision : les 700 autres personnes ont-elles reçue le mail ou bien simplement n’apparaissent-elles pas dans la liste de celles à qui le mail a été envoyé ?

    Ensuite, pour envoyer à plusieurs centaines de personnes, je suggère de mettre les personnes dans des groupes, et d’envoyer ces mails aux groupes.

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  3. DTHOMAS dit :

    Les 700 (dont une dizaine de personnes du bureau) n’ont pas recu le mail envoyé il y a plus de 24h.

    Les 700 en questions appartiennent déjà à un filtre (en tout il y a plus de 2000 contacts dans notre CRM)

    Merci pour votre réactivité en tout cas 🙂

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  4. Louis dit :

    @DTHOMAS: êtes-vous sûrs que le serveur de mail n’est pas planté ? Si ça se trouve VTiger pourrait avoir « envoyé » les mails au serveur de mail, qui aurait planté au cours de l’envoi (par exemple à cause de la surcharge de demande).

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  5. DTHOMAS dit :

    j’ai refait des test avec des petites quantités d’adresses ce matin : sans souci.

    Nos échanges de mails (sans passer par le CRM) sur la période d’envoi n’ont pas été perturbés (il s’agit du même serveur)

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  6. Louis dit :

    @DTHOMAS: Oui donc ça ressemble bien à une limitation VTiger…

    J’ai cherché sur le web, je n’ai vu personne d’autre n’ayant envoyé que 65 mails exactement. Très honnêtement, je ne vois pas d’où ça peut venir…

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  7. DTHOMAS dit :

    Si l’on pouvait être sur que tous les contacts soient sélectionnés d’un seul clic, pour l’envoi, peut-être que le mail partirait aux 750 (ou plus) destinataires

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  8. Louis dit :

    @DTHOMAS: Ah oui, c’est possible qu’en sélectionnant un filtre, celui-ci ne te retourne que les 65 premiers résultats, du coup il n’envoit que 65 mails…

    Dans l’interface d’admin, il y a peut-être la quantité de résultats que doit renvoyer la requète du filtre…

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  9. DTHOMAS dit :

    En fait, quand je sélectionne mon filtre, j’ai mes 750 contacts (sur 2000 au total) qui sont affichés . Cela me fait 39 pages de contacts (ils sont affichés 20 par 20)

    Au moment de l’envoi hier, ils étaient tous sélectionnés (j’ai vérifié au hasard sur une dizaine de pages).

    Soit Vtiger a planté au bout de 65 mails (y a t-il des logs enregistrés dans Vtiger?)
    Soit notre serveur de mail a saturé momentanément (et je n’ai pas d’accès root dessus ce serveur)

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  10. Louis dit :

    @DTHOMAS: Bonne question sur les logs de VTiger.

    Je ne les ai jamais utilisés, mais une rapide recherche m’a amené là : http://wiki.vtiger.com/index.php/Log4php

    Je te conseille donc de regarder par là, si ça se trouve les logs étaient déjà activés (pour partie). A toi d’aller voir ce qui s’est donc passé :-/

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  11. DTHOMAS dit :

    Malheureusement , je n’ai pas d’accès admin au serveur. Juste à l’interface Vtiger.
    Etant à l’étranger, et avec un ITsupport externalisé, ça va prendre un peu de temps .

    Merci pour toutes les réponses et votre disponibilité

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  12. maire dit :

    Bonjour Louis, Tomas,

    je lis avec d’interet votre conversation.

    Je rencontre le meme probleme, impossible d’envoyer un mail en mass mailing à tous les prospects d’une liste.
    J’ai appelé la liste dans marketing / prospect, mes 2500 fiches apparraissent.
    Je clique sur la boite a cocher pour tous, et seuls les 20 sont cochés. J’ai parcouru les autres pages, il faut que je coche manuellement par lot de 20…

    Une fois les destinaires cochés, le clique sur envois mail

    et la fenetre qui s’ouvre, monte 15 adresses mails dans destinaires (j’en avais coché au moins une centaine pour le test).

    Comment peut on faire de vrais envois en masse de manière simple avec vtiger (je vais upgrader en 5.3 ce soir, je suis en 5.2)

    Merci
    Marie

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  13. HAMIDI dit :

    Salut Tout le monde,
    Comment sélectionner 1000 comptes par exemple ?

    Merci pour votre collaboration

    RépondreRépondre

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